¿Por qué es importante la descripción del puesto laboral?

Toda empresa debe tener la descripción del puesto de  las actividades que cada cargo debe desempeñar.

En este apartado te explicaremos a detalle el proceso que se realiza para garantizar que cada colaborador conozca sus funciones dentro de la empresa o para medir su desempeño y de esta forma animarle en su desarrollo.

¿Qué es la descripción de puestos?

Es muy importante que tu como postulante conozcas  cuales son los elementos, del documento de descripción de puestos y de esta manera puedas conocer y adecuar tu perfil profesional cualquier oferta de trabajo que este disponible.

La descripción del puesto es un documento que establece los objetivos y funciones del cargo y lo diferencia de otros puestos dentro de la organización. El documento indica lo que el ocupante del puesto debería hacer en teoría, no necesariamente lo que hace, así como la frecuencia con que lo hace, cómo lo hace y para qué lo hace.  (Jodi Barnes, HRP, ch20, p39)

Algunos autores sostienen que un puesto es la unidad básica de una organización. Es decir, un área o departamento consiste en un conjunto de puestos, y la suma de todas las áreas o departamentos conforman la organización, puedes leer sobre el análisis de puestos en este artículo donde explicamos claramente.

Importancia de la descripción del puesto

Partiendo de este concepto, en teoría, y si las descripciones de los puestos se hacen correctamente, la suma de las descripciones de cada puesto de la empresa nos llevaría a tener la descripción de los objetivos organizacionales. Este concepto es esencial, porque nos permite sugerir un camino inverso para la definición y la descripción de cada empleo.

Según un estudio realizado en 2018 por una firma independiente indico que, muchos empleadores  no necesitan tener descripciones de trabajo, ya que todos sus empleados saben lo que tienen que hacer.

Desde un punto de vista superficial, podemos decir que la gran mayoría de los trabajadores siempre saben lo que deben hacer, conocen la rutina de su trabajo.  Pero lo importante no es eso, sino que debemos preguntarnos:

¿Lo que hacen mis colaboradores contribuye o añade valor a la organización? Si algunas de esas tareas no se hicieran, ¿la empresa obtendría los mismos resultados? ¿mejores? ¿peores?

Ahora ves por que es  importante de realizar un análisis de los puestos de trabajo para obtener las descripciones y los perfiles de los puestos que la empresa realmente necesita y luego buscar a las personas ideales para ocupar esos puestos. Suena fácil, pero es mucho trabajo.

Por último, es importante señalar que la descripción del puesto es muy confundida con el perfil del puesto o el análisis del puesto, incluso para algunos ” especialistas”.

Pero como una cuestión de sentido común, la descripción establece lo que se espera que haga el ocupante de un puesto en términos de actividades y resultados.

Elementos de la descripción del puesto

Los elementos mayormente usados por las empresas para estructurar sus descripciones de puesto son los que continuación te listamos en orden de prioridad.

Datos generales del puesto

Un puesto debe estar correctamente contextualizado y ubicado dentro del organigrama organizacional. Esto es, debe tener:

  • Nombre del puesto
  • Área a la que pertenece
  • Localidad en donde se ubica el puesto
  • El número de plazas existentes
  • Edad y sexo requeridos
  • Lineas de reporte directo y funcional
  • Posibles substitutos
  • La misión o razón de ser del puesto.

Objetivo del puesto

Un objetivo del puesto es un resultado específico que se espera que debe alcanzar el ocupante del puesto. Sin embargo, estos objetivos normalmente se expresan de una manera general, y deben estar relacionados a los objetivos del jefe inmediato del puesto.

Si los objetivos no se relacionan hay que preguntarse si objetivo aporta algo a la consecución de los objetivos organizacionales y a la misión y visión de la empresa. Si no aporta, debería eliminarse del puesto.

¿Cuántos objetivos debe tener un puesto?

Los que sean necesarios. Sin embargo, si un puesto tiene muchos objetivos, es decir, más de 7 u 8, seguramente estará mal definido y deberá hacerse una revisión exahustiva del puesto a través del análisis de puestos.

Funciones del puesto

Posteriormente, los objetivos del puesto se pueden dividir en tareas y responsabilidades, lo que nosotros llamamos funciones. Cada función debe reflejar una sola tarea o responsabilidad específica.

Aunque es evidente que la trascendencia de dichas funciones es diferente, y por lo tanto, unas pesan más que otras en cuanto a la importancia en el desempeño del puesto.

Esto no se incluye dentro de la descripción del puesto. Sin embargo,  los objetivos y las funciones se deben listar en orden de importancia para el puesto.  ¿Cómo se hace esto?  Existen muchos criterios, pero nuestra experiencia nos indica que si nos hacemos la pregunta de ¿cuál sería el impacto a la organización por no realizar dicha función? La respuesta a esta pregunta nos da un indicador muy significativo sobre su prioridad para el puesto.

¿Cuántas funciones debe tener un objetivo?

Obviamente la respuesta a esta pregunta depende del mismo objetivo, pero nuevamente nuestra experiencia nos indica que la mayoría de los objetivos deben tener entre 3 y 6 funciones. Esto no significa que no pueda haber más o menos, simplemente es un parámetro a seguir.

Dimensiones de la descripción  de puestos

Finalmente, las dimensiones nos ayudan a redondear el contexto y el tamaño de la responsabilidad del ocupante del puesto. Es decir, no es lo mismo ser el gerente de ventas de una empresa que vende $10,000,000 de pesos anuales al gerente de ventas de una empresa que vende $1,000,000,000 de pesos anuales.

¿Qué dimensiones se deben  manejar?

Esto es muy variable, pero nosotros sugerimos como las principales las siguientes: a) ventas anuales; b) presupuesto manejado; c) número de subordinados; y d) recursos materiales asignados.

Entorno social

En cuanto al entorno social, su importancia radica en que nos ubica al puesto dentro de un contexto social, y por lo tanto, nos permite inferir ciertas habilidades o competencias laborales que el ocupante del puesto debe tener. Pero esto lo especificamos dentro del perfil del puesto.

Dentro del entorno social, nosotros sugerimos los siguientes actores:

  • Supervisor inmediato
  • Clientes externos
  • Proveedores
  • Clientes internos
  • Compañeros de trabajo
  • Comités interdisciplinarios
  • Jefes indirectos y subordinados.

Esta separación no implica que no pueda haber otros actores, como por ejemplo, sindicatos, pero no es muy común.

En la definición del entorno social, se debe indicar que tipo de relaciones o contacto debe tener el ocupante del puesto con cada uno de los actores. Por ejemplo, un gerente de ventas en su relación con clientes externos, deberá decir algo asi como “Establecer, mejorar o continuar las relaciones comerciales con clientes estratégicos mediante la creación de canales de comunicación estrechos con altos directivos de los clientes”.

Esto obviamente deberá ser parte de un objetivo, pero en este contexto nos permite inferir que deberá tener habilidades de relaciones públicas y de comunicación bastante desarrolladas. Aunque esto se define en el perfil del puesto.


Fuentes:

  • ¿Qué son los Perfiles de Puesto y cómo hacerlos? » https://www.integratec.com/blog/perfiles-de-puesto.html
  • Job Analysis and Human Resources Planning ch4, p.97 8ed.
  • Métodos para la descripción de puestos (p43.) » https://core.ac.uk/download/pdf/76595559.pdf

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