¿Para qué sirve el Análisis de puestos en las empresas?

Que es el análisis de puestos y para que sirve

¿Por que es importante conocer el análisis de puestos de trabajo?

No todas las personas que buscan un empleo conocen el procedimiento que las empresas desarrollan;  para establecer los requisitos de un nuevo  puesto dentro de su estructura organizacional.

En este apartado aprenderás todo lo que un departamento de recursos humanos hace antes de realizar una contratación. Si tu lo sabes tendrás una ventaja al momento de postularte al empleo por que conocerás exactamente que  busca la empresa dándote la oportunidad de adecuar tu perfil profesional a este nuevo puesto.

¿Qué es el análisis de puestos?

El análisis de puestos según Mondy R.(2002, ch4, p 87) Es el proceso sistemático que determina las habilidades, deberes y conocimientos requeridos  para realizar un trabajo especifico dentro de una organización. Es una técnica esencial usada por recursos humanos para determinar lo que si o no se requiere.

Entonces hoy con los rápidos cambios que hay en el mercado laboral, este análisis es sumamente critico para las organizaciones. Nuevas plazas son creadas y otras son rediseñadas o eliminadas por completo. Tu dirás y eso a mi ¿En que me beneficia?

Pues déjame decirte que mucho, por que debido a estos cambios significativos en el mercado laboral, tu podrás encontrar una oportunidad laboral que se adecue a tu perfil profesional.

Nuevas tareas son creadas por las empresas para alcanzar sus objetivos y si antes no requerían un diseñador gráfico ahora si. Otros puestos que antes no se creían necesarios hoy si lo son.

Como ves entonces ahora un trabajo requiere los servicios de una persona que lo haga.  como puede ser el caso del diseñador gráfico del que te hable. ¿Pero como establecen las organizaciones a quien necesitan y a quien no?

¿Diferencia entre trabajo y puesto?

Para contestar la pregunta sobre que necesitan o no necesitan las empresas,  establecen la diferencia entre lo que es el trabajo (nivel general) y puesto (nivel especifico).

Un trabajo consiste en un grupo de tareas que deben realizarse para que una organización logre sus objetivos mientras que un puesto laboral, es el conjunto de tareas y responsabilidades realizadas por una persona, hay un puesto para cada individuo en una organización.

Veamos el siguiente ejemplo.  En un grupo de trabajo formado por un gerente de área, dos coordinadores y cuatro técnicos  de procesamiento de textos, tenemos que hay tres trabajos y siete posiciones.

¡Interesante verdad!  ahora ya conoces la diferencia entre trabajo y puesto laboral dentro de cualquier organización. Por lo tanto tu no estas aplicando a un trabajo estas aplicando a un puesto laboral que pertenece a un determinado trabajo.

Por ejemplo, una pequeña empresa puede tener 25 puestos de trabajo para sus 75 empleados, mientras que en una gran empresa con 2,000 puestos de trabajo pueden existir hasta 50,000 empleados. En algunas empresas, tan sólo 10 puestos de trabajo constituyen el 90 por ciento de la fuerza de trabajo.

¿Cuál es el propósito del análisis de puesto?

El propósito del análisis de puestos es obtener respuestas a seis preguntas importantes:

  1.  ¿Qué tareas físicas y mentales realiza el trabajador?
  2. ¿Cuándo se debe completar el trabajo?
  3. ¿Dónde se va a realizar el trabajo?
  4. ¿Cómo hace el trabajador el trabajo?
  5. ¿Por qué se hace el trabajo?
  6.  ¿Qué calificaciones se necesitan para realizar el trabajo?

El análisis de puestos proporciona un resumen detallado de todas las tareas,  responsabilidades, habilidades, conocimientos, relaciones con otros puestos y las condiciones bajo las cuales se  realizará un trabajo.

Esta función se asigna más a menudo a ingenieros industriales, analistas de métodos, u otros profesionales que realizan análisis de trabajo
después de que el trabajo ha sido diseñado para que el trabajador sea entrenado, para  el trabajo que sera realizado.

¿Cuándo se realiza un análisis de puestos?

Muchos expertos en creación de negocios hablan sobre este tema en particular y afirman que se hace en tres ocaciones. La primera se hace cuando la empresa es fundada. Es aquí cuando se define cada una de los trabajos y los puestos que la empresa necesita para cumplir con sus objetivos.

La segunda etapa se lleva acabo cuando se crean nuevos trabajos, que requieren nuevos puestos dentro de la organización. tal es el ejemplo que te mencione del diseñador gráfico.

Si la empresa tiene un crecimiento sustancial llegara entonces la tercera etapa donde los trabajos requieren cambios significativos, como resultado del uso de nuevas tecnologías.

Tal es el caso de una empresa de ventas de repuestos industriales que inicio con tres trabajos y 06 puestos hoy en día ha crecido a 12 trabajos y 24 puestos  laborales.

Toda la información que se obtiene del análisis de puestos le servirá a la compañía para elaborar a detalle su descripción de puestos (puedes ver las sección completa en el el menú del sitio)  y las especificaciones de una oferta laboral.

¿Que métodos de análisis de puestos existen?

Cada empresa puede realizar una análisis de puestos acorde a sus necesidades, esta información puede ser usada para evaluación de puestos, incrementos salariales, desarrollo y expansión.  Describiéremos los métodos comúnmente utilizados.

Cuestionarios

Este método es típicamente rápido y económico. El análisis de puestos se realiza mediante un formulario estructurado que el analista de recursos humanos aplica a los empleados,  quienes identifican las tareas que ellos realizan.

Se pueden presentar casos con algunos empleados que no tienen facilidad de palabras lo que hace que este método sea  poco útil. Ademas algunos empleados puede exagerar el tipo de tareas asignadas, sugiriendo mas responsabilidades de las que actualmente tienen.

Observación

Cuando se utiliza el método de observación, el analista de recursos humanos suele observar al trabajador realizar las tareas del trabajo y registra sus observaciones.

Este método se utiliza principalmente para recopilar información sobre los trabajos que hacen hincapié en las habilidades manuales, como las de un operador de maquinaria. También puede ayudar al analista a identificar las interrelaciones entre las tareas físicas y mentales.

La observación por sí sola suele ser un medio insuficiente para llevar a cabo el análisis de puesto, particularmente cuando las habilidades mentales son  dominante en un trabajo.  Observar a un Gerente Administrativo financiero en su trabajo diario no revelaría mucho sobre los requisitos del puesto.

Entrevistas

La comprensión del trabajo también se puede obtener a través de la entrevista tanto de la empleado y el supervisor. Normalmente el analista entrevista primero al empleado, ayudando al trabajador a describir las tareas realizadas.

Entonces, el analista normalmente contacta con el supervisor para obtener información adicional, para comprobar la exactitud de la información obtenida del trabajador, y para aclarar ciertos puntos.

Descripción del puesto por el empleado

En algunos casos, la información de análisis de puestos se recopila haciendo que los empleados describan sus actividades laborales en un diario o bitácora.

Con este método, el problema de los empleados que exageran la importancia del trabajo puede ser superado. Aun así, se puede obtener de esta manera una comprensión valiosa de los trabajos altamente especializados, como el de cirujano plástico.

Combinación de métodos

Por lo general, un analista de recursos humanos no utiliza un método exclusivo de análisis de puesto.  Una combinación de métodos es a menudo más apropiada.

En el análisis de los puestos de una oficina  administrativa, el analista puede utilizar cuestionarios apoyados por entrevistas y una observación limitada.

En el estudio de los empleos de producción, las entrevistas, complementadas con observaciones de trabajo extensas,  que pueden proporcionar los datos necesarios. Básicamente, el analista emplea la combinación de técnicas necesarias para un trabajo preciso descripciones/especificaciones.

Análisis de puestos dirigido

En este método la persona que lleva a cabo el análisis del trabajo está interesada en reunir datos sobre todo lo que implica la realización de un trabajo en particular.  Las personas que participan en el análisis del puesto incluyen, como mínimo, al empleado y al  supervisor inmediato.

Las organizaciones de urgencia pueden tener uno o más analistas de trabajo, pero en pequeñas  los supervisores de línea de las organizaciones pueden ser responsables del análisis de los puestos de trabajo.

Organizaciones que carecen de la experiencia técnica a menudo utilizan consultores externos para realizar el trabajo

¿Que datos se obtienen del análisis de puestos de trabajo?

Luego que las compañías han dedicado tiempo a revisar los puestos que son requeridos elaboran un resumen donde presentan los datos recopilados del estudio de puestos que son necesarios y los que ya no lo serán.  A continuación te mostramos a detalle un ejemplo de datos que se obtienen luego de analizar los puestos existentes en  una organización.

Actividades de trabajo

  1. Actividades y procesos de trabajo
  2. Registros de actividad (en forma de vídeo, por ejemplo)
  3. Procedimientos utilizados
  4. Responsabilidad personal

Actividades orientadas a los trabajadores

  1. Los comportamientos humanos, como las acciones físicas y la comunicación en el trabajo
  2. Movimientos elementales para el análisis de métodos
  3. Demandas laborales personales, como el gasto de energía

Maquinarias e insumos

  1. Máquinas
  2. Herramientas
  3. Equipos y ayudas de trabajo utilizadas

Los tangibles e intangibles relacionados con el trabajo

  1. Conocimientos tratados o aplicados (como en la contabilidad)
  2. Materiales procesados
  3. Productos fabricados o servicios prestados

Rendimiento laboral

  1. Análisis de errores
  2. Normas de trabajo
  3. Medidas de trabajo, como el tiempo que se toma para una tarea

Contexto laboral

  1. El horario de trabajo
  2. Incentivos financieros y no financieros
  3. Condiciones físicas de trabajo
  4. Contextos organizativos y sociales

Requisitos personales para el trabajo

  1. Atributos personales como la personalidad y los intereses
  2. Educación y capacitación necesarias
  3. Experiencia laboral

Este tipo de análisis de  información indica a la empresa las tareas que se están realizando actualmente en cada puesto de trabajo. las funciones esenciales del puesto pueden ser determinadas en este proceso.

Toda esta información es utilizado para luego para ayudar a determinar las habilidades tangibles e intangibles que requiere un puesto en especifico. En cuanto al contenido del trabajo, el analista estudia el horario de trabajo, los incentivos financieros y no financieros y las condiciones físicas de trabajo.

Conclusión:

Como ves las compañías están bien enfocadas en el tipo de capital humano que requieren, esto debido a que cada persona cumple una función especifica para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Lo mejor estar preparado a conciencia al momento de aplicar a un puesto de trabajo y no dejar a la suerte este proceso. Recuerda que las empresas saben  a quien están buscando y cuanto valor puede agrear a sus objetivos.


Fuentes:

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